Diese Kurzanleitung beinhaltet lediglich Auszüge aus der vollständigen Dokumentation und soll nur einen Einblick geben in die Möglichkeiten, die connectingblue bietet und zeigen, dass die Steuerung des Systems weitgehend intuitiv und einfach zu erlernen ist.

Eine vollständige, detaillierte Vorgehensweise, die Sie Schritt für Schritt durch die Bedienung führt, ist in der Dokumentation Ihres Moduls enthalten.

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1.1          Das Hauptmenü Ihrer Anwenderoberfläche

1.1.1     Die Benutzerverwaltung im Hauptmenü

1.2          EINFÜHRUNG IN DAS MODUL TELEFONMANAGER

1.2.1     Was bietet das Modul

1.2.2     Einleitung

1.2.3     Alle Benutzer

1.2.4     Anmeldungen

1.2.5     Benutzergruppen

1.2.6     Geschäftszeiten

1.2.7     Pausenzeiten

1.2.8     Telefoniegruppen

1.2.9     Feiertage + Ferien

1.2.10     Sprachgruppen

1.2.11     Ansagensprachen

1.2.12     Sonderrufnummern

1.2.14     Rufbehandlung

1.2.15     Einstellungen

1.1    Das Hauptmenü Ihrer Anwenderoberfläche

In der Grundkonfiguration werden die Schaltflächen „Hauptmenü“, die von Ihnen genutzten Module, „Benutzer“ sowie das Feld „abmelden“ angezeigt.

1.1.1       Die Benutzerverwaltung im Hauptmenü

Grundsätzliches

Bereits bei der Einrichtung von connectingblue müssen Überlegungen zu den unterschiedlichen Benutzer- und Administratorenrechten angestellt werden, da teilweise sehr sensible Bereiche nicht unbefugtem Zugriff unterliegen sollten.

Hier lassen sich

  • Benutzereinträge anlegen, bearbeiten und entfernen
  • Rufnummern, Zugangsdaten und Benachrichtigungsmöglichkeiten hinterlegen
  • Berechtigungen für die verschiedenen Bereiche vergeben

Der Administrator kann beispielsweise auf einen Blick sehen,

  • wer wann zuletzt auf das System zugegriffen hat
  • wer Administratorenrechte besitzt

1.2    Einführung in das Modul TELEFONMANAGER

1.2.1       Was bietet das Modul

Der “Telefonmanager” ist die Business-Lösung für Ihre Telefonanlage mit umfangreichen Möglichkeiten zur intelligenten Anrufverteilung:

  • Entgegennahme sämtlicher eingehenden Anrufe
  • individuelle Erstellung von Telefoniegruppen mit ihren jeweiligen Aufgabenbereichen
  • Verteilen der Telefonate an die Gruppen anhand der gewünschten Konfiguration
  • Einteilung von Personenkreisen zu den Telefoniegruppen
  • Komplex konstruierte CallCenter-Umgebungen
  • Anlegen von Not- oder Bereitschaftsdiensten
  • Sprachgruppen nach Nationalität mit dazugehöriger Ansagesprache
  • Vergabe von Richtlinien zur Behandlung unterschiedlicher Anrufergruppen und -Zeiten
  • individuell wählbare Ansagesprachen und -Texte analog zur Landeskennung des Anrufers
  • Einteilung von Anrufergruppen nach Priorität
  • Erstellen und Abspielen frei gestaltbarer Ansagen …uvm.

1.2.2       Einleitung

Wenn Sie im Hauptmenü das Modul „Telefonmanager“ aufrufen, erscheint eine neue Menüleiste mit den für die von Ihnen oder Ihrem Administrator festgelegten und für Sie freigegebenen Gruppen und Bereichen.

1.2.3       Alle Benutzer

Unter dieser Schaltfläche wird eine Übersicht der folgenden Einträge angezeigt:

  • Benutzer (sämtliche in den Telefoniegruppen eingetragenen Benutzer)
  • Vt-Nr (die jeweilige Vertreternummer)
  • Durchwahl 1
  • die aktuelle Durchwahl
  • die Priorität der Benutzer (steuert die Anrufverteilung an diese Stelle)
  • der Status des jeweiligen Benutzers (nach An- oder Abmeldung am System)
  • Aktion und die
  • Namen der einzelnen Telefoniegruppen

Eine Änderung der aktuellen Durchwahlnummer und das An- oder Abmelden am System werden unmittelbar beim Anklicken wirksam.

TM 001 Alle Benutzer

Durchwahlen des jeweiligen Benutzers werden durch Anklicken unmittelbar aktiviert – wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einen Rückruf erwartet, aber kurzfristig das Büro verlassen muss, kann er diesen Rückruf auch auf eine andere Nummer, z.B. einen anderen Nebenanschluss im Haus oder das Mobiltelefon, weiterleiten lassen.
In dieser Übersicht werden Neue Benutzer angelegt, ihre Datensätze bearbeitet, oder, sofern notwendig, ganz gelöscht.

1.2.4   Anmeldungen

Beim Anwählen dieser Schaltfläche öffnet sich eine Übersicht über An- und Abmeldungen der Benutzer mit den jeweiligen Uhrzeiten.

Anmeldungen neu

Diese Übersicht bietet nach Auswahl des Datums eine Aufschlüsselung, die sich über Filterkriterien weiter definieren lässt.

1.2.5    Benutzergruppen

Hier können Sie Benutzer zu Gruppen (vergleichbar Abteilungen) zusammenfassen, um dann in der Rechteverwaltung des Hauptmenüs übergeordneten Benutzern nur Zugang zu bestimmten Benutzergruppen zuweisen zu können.

Beispiel einer Benutzergruppe:

TM 003 Beispiel Benutzergruppe

1.2.6       Geschäftszeiten

Hier können Sie für die einzelnen Wochentage Einstellungen bezüglich der Zeiten der Erreichbarkeit der verschiedenen Anrufgruppen vornehmen.

TM 004 Geschäftszeiten

Für die jeweiligen Anrufgruppen werden hier auch Einstellungen zur Anrufweiterleitung festgelegt.

1.2.7       Pausenzeiten

Hier lassen sich, analog zu den Optionen für die Geschäftszeiten, für die einzelnen Wochentage Einstellungen bezüglich der eingeplanten Pausenzeiten der verschiedenen Anrufgruppen vornehmen.

TM 005 Pausenzeiten

Für die jeweiligen Anrufgruppen werden hier auch Einstellungen zur Anrufweiterleitung festgelegt.

1.2.8     Telefoniegruppen

Hier werden die verschiedenen Telefoniegruppen angelegt, die Sie für Ihre Telefonanlage benötigen.

TM 006 Telefoniegruppen

Anschließend lassen sich über die jeweiligen Dropdown-Menüs weitere Einstellungen vornehmen.

1.2.9      Feiertage & Ansagen

Hier können für frei definierbare Zeiträume zu Urlaubszeiten oder nationalen Feiertagen automatische Ansagen aktiviert werden.

Wählen Sie in den Übersichten über die sich öffnenden Fenster den Zeitraum aus, für den die jeweilige Ansage gelten soll.

TM 007 Feiertage + Ansagen

Danach erstellen Sie durch einfachen Mausklick die entsprechende Ansage.

Ebenfalls in der letzten Spalte finden Sie die Option um sich den Ansagetext noch einmal anzuhören.

1.2.10       Sprachgruppen

TM 008 Sprachgruppen

1.2.11      Ansagensprachen

TM 009 Ansagensprachen

1.2.12    Sonderrufnummern

Hier werden Rufnummern eingegeben, die dann in die Sprachgruppen übernommen werden können.

TM 010 Sonderrufnummern

1.2.13    Rufbehandlung

Unter diesem Punkt werden die Einstellungen zur Behandlung der eingegebenen Sonderrufnummern festgelegt.
Einer Sonderrufnummer wird zunächst eine Anrufgruppe zugeordnet, und anschließend können in der unteren Übersicht Voreinstellungen bezüglich der Weiterleitung zu den jeweiligen Anrufzeiten vorgenommen werden.

TM 011 Rufbehandlung

 

1.2.14    Einstellungen

Unter diesem Punkt werden Einstellungen in Abhängigkeit zu Ihrer Telefonanlage festgelegt.

TM 012 Einstellungen
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