Diese Kurzanleitung beinhaltet lediglich Auszüge aus der vollständigen Dokumentation und soll nur einen Einblick geben in die Möglichkeiten, die connectingblue bietet und zeigen, dass die Steuerung des Systems weitgehend intuitiv und einfach zu erlernen ist.
Eine vollständige, detaillierte Vorgehensweise, die Sie Schritt für Schritt durch die Bedienung führt, ist in der Dokumentation Ihres Moduls enthalten.
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1.1 Das Hauptmenü Ihrer Anwenderoberfläche
1.1.1 Die Benutzerverwaltung im Hauptmenü
1.2 EINFÜHRUNG IN DAS MODUL TELEFONMANAGER
1.1 Das Hauptmenü Ihrer Anwenderoberfläche
In der Grundkonfiguration werden die Schaltflächen “Hauptmenü”, die von Ihnen genutzten Module, „Benutzer” sowie das Feld „abmelden“ angezeigt.
1.1.1 Die Benutzerverwaltung im Hauptmenü
Grundsätzliches
Bereits bei der Einrichtung von connectingblue müssen Überlegungen zu den unterschiedlichen Benutzer- und Administratorenrechten angestellt werden, da teilweise sehr sensible Bereiche nicht unbefugtem Zugriff unterliegen sollten.
Hier lassen sich
- Benutzereinträge anlegen, bearbeiten und entfernen
- Rufnummern, Zugangsdaten und Benachrichtigungsmöglichkeiten hinterlegen
- Berechtigungen für die verschiedenen Bereiche vergeben
Der Administrator kann beispielsweise auf einen Blick sehen,
- wer wann zuletzt auf das System zugegriffen hat
- wer Administratorenrechte besitzt
1.2 Einführung in das Modul TELEFONMANAGER
1.2.1 Was bietet das Modul
Der “Telefonmanager” ist die Business-Lösung für Ihre Telefonanlage mit umfangreichen Möglichkeiten zur intelligenten Anrufverteilung:
- Entgegennahme sämtlicher eingehenden Anrufe
- individuelle Erstellung von Telefoniegruppen mit ihren jeweiligen Aufgabenbereichen
- Verteilen der Telefonate an die Gruppen anhand der gewünschten Konfiguration
- Einteilung von Personenkreisen zu den Telefoniegruppen
- Komplex konstruierte CallCenter-Umgebungen
- Anlegen von Not- oder Bereitschaftsdiensten
- Sprachgruppen nach Nationalität mit dazugehöriger Ansagesprache
- Vergabe von Richtlinien zur Behandlung unterschiedlicher Anrufergruppen und -Zeiten
- individuell wählbare Ansagesprachen und -Texte analog zur Landeskennung des Anrufers
- Einteilung von Anrufergruppen nach Priorität
- Erstellen und Abspielen frei gestaltbarer Ansagen …uvm.
1.2.2 Einleitung
Wenn Sie im Hauptmenü das Modul „Telefonmanager“ aufrufen, erscheint eine neue Menüleiste mit den für die von Ihnen oder Ihrem Administrator festgelegten und für Sie freigegebenen Gruppen und Bereichen.
1.2.3 Alle Benutzer
Unter dieser Schaltfläche wird eine Übersicht der folgenden Einträge angezeigt:
- Benutzer (sämtliche in den Telefoniegruppen eingetragenen Benutzer)
- Vt-Nr (die jeweilige Vertreternummer)
- Durchwahl 1 …
- die aktuelle Durchwahl
- die Priorität der Benutzer (steuert die Anrufverteilung an diese Stelle)
- der Status des jeweiligen Benutzers (nach An- oder Abmeldung am System)
- Aktion und die
- Namen der einzelnen Telefoniegruppen
Eine Änderung der aktuellen Durchwahlnummer und das An- oder Abmelden am System werden unmittelbar beim Anklicken wirksam.
Durchwahlen des jeweiligen Benutzers werden durch Anklicken unmittelbar aktiviert – wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einen Rückruf erwartet, aber kurzfristig das Büro verlassen muss, kann er diesen Rückruf auch auf eine andere Nummer, z.B. einen anderen Nebenanschluss im Haus oder das Mobiltelefon, weiterleiten lassen.
In dieser Übersicht werden Neue Benutzer angelegt, ihre Datensätze bearbeitet, oder, sofern notwendig, ganz gelöscht.
1.2.4 Anmeldungen
Beim Anwählen dieser Schaltfläche öffnet sich eine Übersicht über An- und Abmeldungen der Benutzer mit den jeweiligen Uhrzeiten.
Diese Übersicht bietet nach Auswahl des Datums eine Aufschlüsselung, die sich über Filterkriterien weiter definieren lässt.
1.2.5 Benutzergruppen
Hier können Sie Benutzer zu Gruppen (vergleichbar Abteilungen) zusammenfassen, um dann in der Rechteverwaltung des Hauptmenüs übergeordneten Benutzern nur Zugang zu bestimmten Benutzergruppen zuweisen zu können.
Beispiel einer Benutzergruppe:
1.2.6 Geschäftszeiten
Hier können Sie für die einzelnen Wochentage Einstellungen bezüglich der Zeiten der Erreichbarkeit der verschiedenen Anrufgruppen vornehmen.
Für die jeweiligen Anrufgruppen werden hier auch Einstellungen zur Anrufweiterleitung festgelegt.
1.2.7 Pausenzeiten
Hier lassen sich, analog zu den Optionen für die Geschäftszeiten, für die einzelnen Wochentage Einstellungen bezüglich der eingeplanten Pausenzeiten der verschiedenen Anrufgruppen vornehmen.
Für die jeweiligen Anrufgruppen werden hier auch Einstellungen zur Anrufweiterleitung festgelegt.
1.2.8 Telefoniegruppen
Hier werden die verschiedenen Telefoniegruppen angelegt, die Sie für Ihre Telefonanlage benötigen.
Anschließend lassen sich über die jeweiligen Dropdown-Menüs weitere Einstellungen vornehmen.
1.2.9 Feiertage & Ansagen
Hier können für frei definierbare Zeiträume zu Urlaubszeiten oder nationalen Feiertagen automatische Ansagen aktiviert werden.
Wählen Sie in den Übersichten über die sich öffnenden Fenster den Zeitraum aus, für den die jeweilige Ansage gelten soll.
Danach erstellen Sie durch einfachen Mausklick die entsprechende Ansage.
Ebenfalls in der letzten Spalte finden Sie die Option um sich den Ansagetext noch einmal anzuhören.
1.2.10 Sprachgruppen
1.2.11 Ansagensprachen
1.2.12 Sonderrufnummern
Hier werden Rufnummern eingegeben, die dann in die Sprachgruppen übernommen werden können.
1.2.13 Rufbehandlung
Unter diesem Punkt werden die Einstellungen zur Behandlung der eingegebenen Sonderrufnummern festgelegt.
Einer Sonderrufnummer wird zunächst eine Anrufgruppe zugeordnet, und anschließend können in der unteren Übersicht Voreinstellungen bezüglich der Weiterleitung zu den jeweiligen Anrufzeiten vorgenommen werden.
1.2.14 Einstellungen
Unter diesem Punkt werden Einstellungen in Abhängigkeit zu Ihrer Telefonanlage festgelegt.
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