Stellen Sie selbst Auswertungstabellen zu den einzelnen Telefoniestellen Ihrer Anlage zusammen und analysieren anhand der Übersichten eingegangene und getätigte Anrufe nach Rufnummern, Gesprächsdauer, gesamtes Anrufaufkommen und Vieles mehr…
Diese Kurzanleitung beinhaltet lediglich Auszüge aus der vollständigen Dokumentation und soll nur einen Einblick geben in die Möglichkeiten, die connectingblue bietet und zeigen, dass die Steuerung des Systems weitgehend intuitiv und einfach zu erlernen ist.
Eine vollständige, detaillierte Vorgehensweise, die Sie Schritt für Schritt durch die Bedienung führt, ist in der Dokumentation Ihres Moduls enthalten.
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1.1 Das Hauptmenü Ihrer Anwenderoberfläche
1.1.1 Die Benutzerverwaltung im Hauptmenü
1.2 EINFÜHRUNG IN DAS MODUL TELEFONAUSWERTUNG
1.2.3 „Auswertungen“ allgemein
1.1 Das Hauptmenü Ihrer Anwenderoberfläche
In der Grundkonfiguration werden die Schaltflächen “Hauptmenü”, die von Ihnen genutzten Module, „Benutzer” sowie das Feld „abmelden“ angezeigt.
1.1.1 Die Benutzerverwaltung im Hauptmenü
Grundsätzliches
Bereits bei der Einrichtung von connectingblue müssen Überlegungen zu den unterschiedlichen Benutzer- und Administratorenrechten angestellt werden, da teilweise sehr sensible Bereiche nicht unbefugtem Zugriff unterliegen sollten.
Hier lassen sich zum Beispiel
- Benutzereinträge anlegen, bearbeiten und entfernen
- Rufnummern, Zugangsdaten und Benachrichtigungsmöglichkeiten hinterlegen
- Berechtigungen für die verschiedenen Bereiche vergeben
Der Administrator kann beispielsweise auf einen Blick sehen,
- wer wann zuletzt auf das System zugegriffen hat
- wer Administratorenrechte besitzt
1.2 Einführung in das Modul TELEFONAUSWERTUNG
1.2.1 Was bietet das Modul
Kurze Wartezeiten am Telefon sind für potentielle Neukunden oft entscheidend bei der Auswahl von Dienstleistern, denn Kundenzufriedenheit wird heute immer häufiger an schneller Erreichbarkeit gemessen und daran, wie zeitnah ein Anrufer zum passenden Ansprechpartner weiter vermittelt wird.
Dieses Analysetool unterstützt Sie bei der Auswertung zur Optimierung Ihres Telefonmanagements.
Über das Modul „Telefonauswertung“ können nebenstellenspezifische Daten ausgewertet werden.
Erstellen Sie beispielsweise zu Nebenstellen wie Zimmertelefonen in Hotels, Krankenhäusern, Seniorenheimen u.Ä. sekundengenaue Abrechnungen.
1.2.2 Einleitung
Wenn Sie im Hauptmenü das Modul „Telefonauswertung“ aufrufen, erscheint daneben eine neue Menüleiste mit den für Ihren Zuständigkeitsbereich notwendigen Unterpunkten, gekennzeichnet durch die entsprechenden Schaltflächen.
1.2.3 „Auswertungen“ allgemein
Die Auswertungen bieten Übersichten zu Aufschlüsselungen nach beispielsweise folgenden Kriterien:
- Anzahl der ein- und ausgehenden Anrufe
- Gesprächszeit pro Tag
- Durchschnitt Gesprächszeit pro Tag
- Anzahl der über die Zentrale ein- und ausgehenden Anrufe
- Anzahl der intern weiterverbundenen Anrufe
- …und viele weitere Analyseoptionen
Die Gesamtübersicht lässt sich dann durch einfache Mausklicks weiter filtern, unter Anderem nach
- der Telefoniegruppe
- dem Zeitraum
- dem Datum etc…
Die Übersichten bilden zusätzlich zu jedem Auswertungskriterium Summen der Telefonate oder der Gesprächszeiten ab.
Die Filterkriterien lassen sich Ihren individuellen Anforderungen entsprechend zusammenstellen.
(Bearbeitung unter Auswertungen, siehe weiter unten)
1.2.4 Tagesauswertung
Die Tagesauswertung bietet nach Auswahl des Datums eine tageweise Aufschlüsselung, die sich über Dropdown-Menüs nach der Telefoniegruppe und dem Zeitraum weiter definieren lässt.
Anwendungsbeispiel:
Für die interne Analyse benötigen Sie eine Übersicht über die einzelnen Nebenstellen, aufgeschlüsselt nach
- der Anzahl der ausgehenden Telefonate
- der Anzahl der über die Zentrale eingegangenen angenommenen Anrufe
- der Anzahl direkt an diese Nebenstelle eingegangenen angenommenen Anrufe
- der Anzahl der intern weitervermittelten und angenommenen Anrufe
Die Filterkriterien lassen sich Ihren individuellen Anforderungen entsprechend anpassen.
(Bearbeitung unter Auswertungen, siehe weiter unten)
1.2.5 Tagesübersicht
Die Tagesübersicht ist eine nicht editierbare Ansicht, die die einzelnen Nebenstellen, die vermittelten und unvermittelten eingehenden und ausgehenden Anrufe in zwei unterschiedlichen Spalten anzeigt.
1.2.6 Wochenauswertung
und
1.2.7 Monatsauswertung
Analog zur Tagesauswertung (1.2.4) können über das Kalenderfenster gezielt Auswertungen für andere Zeiträume aufgerufen werden.
Die Auswertungstabellen lassen sich Ihren individuellen Anforderungen entsprechend zusammenstellen und anpassen.
1.2.8 Unvermittelte Anrufe
Hier werden nach Auswahl des Datums die eingegangenen, nicht beantworteten Anrufe mit der jeweiligen Uhrzeit angezeigt.
1.2.9 Auswertung drucken
Über diese Funktion lassen sich Auswertungen nach Teilnehmer und Zeitraum zusammenstellen, die anschließend als Kostennachweis ausgedruckt werden können.
Anwendungsbeispiel:
Für ein Hotel oder Seniorenheim können im Bereich „Leitungen“ (1.2.10) nach den Namen der Bewohner oder Zimmernummern für die einzelnen Anschlüsse / Nebenstellen / Zimmertelefone benannt werden.
Unter „Optionen“ (1.2.12) wird der Name des Rechnungsstellers (wie im Beispiel ein Hotel) eingetragen.
So lässt sich für jede einzelne Nebenstelle (jedes Zimmertelefon) separat eine Abrechnung für einen genau definierten Zeitraum (beispielsweise monatlich) erstellen, die anschließend ausgedruckt werden kann:
1.2.10 Leitungen
Unter diesem Punkt können die einzelnen Nebenstellen benannt und ihrem Typ nach zugeordnet werden (siehe Beispiel unter 1.2.9).
Im Beispiel des Seniorenwohnheimes würde die Benennung dann so aussehen:
1.2.11 Auswertungen
Die einzelnen Übersichten werden in Tabellenform angeordnet und können, ganz an Ihre Anforderungen angepasst, einfach per Drag&Drop individuell zu den Tages-, Wochen- und Monatsauswertungen zusammengestellt werden.
Insgesamt stehen Ihnen 20 Einzeltabellen zur Verfügung, die Sie für Ihre einzelnen Übersichten in Feldern auf der entsprechenden Auswertungsseite kombinieren können.
Anwendungsbeispiele finden Sie unter den einzelnen Auswertungen (siehe oben).
1.2.12 Optionen
Hier lässt sich eine Adresse hinterlegen, die dann beim Druck von Auswertungen auf den Belegen angegeben wird (siehe Beispiel unter 1.2.9).
Damit wird beispielsweise ermöglicht, für die einzelnen Nebenstellen, die ja auch Zimmertelefone in Hotels o. Ä. sein können, auf einfache Weise individuelle Abrechnungen zu erstellen.
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