Endlos-Warteschleifen sind heute leider bei vielen Dienstleistern Standard – und nicht selten Grund, diesen zu wechseln, oder gar nicht erst für die künftige Zusammenarbeit in Betracht zu ziehen.

Lange Wartezeiten, genervte Anrufer, unzufriedene Kunden, gestresste Mitarbeiter…

Lassen Sie den “Telefonmanager” alle eingehenden Telefonate entgegennehmen und durch intelligente Anrufverteilung anhand der von Ihnen gewünschten Konfiguration direkt in kürzester Zeit zu den richtigen Ansprechpartnern weiterleiten (ACD).

Das System bietet eine große Bandbreite an Möglichkeiten wie z.B.

• individuelle Erstellung von Telefoniegruppen mit ihren jeweiligen Aufgabenbereichen
• Entgegennahme sämtlicher eingehenden Anrufe
• Verteilen der Telefonate an die Gruppen anhand der gewünschten Konfiguration (Automatic-Call-Distribution)
• Einteilung von Personenkreisen zu den Telefoniegruppen
• Komplex konstruierte CallCenter-Umgebungen
• Anlegen von Not- oder Bereitschaftsdiensten
• Sprachgruppen nach Nationalität mit dazugehöriger Ansagesprache
• Vergabe von Richtlinien zur Behandlung unterschiedlicher Anrufergruppen und -Zeiten
• individuell wählbare Ansagesprachen und -Texte analog zur Landeskennung des Anrufers
• Einteilung von Anrufergruppen nach Priorität
• Zeitabhängige Verteilung der Anrufe auf die Telefoniegruppen
• Erstellen und Abspielen frei gestaltbarer Ansagen …uvm.

Das System ist Ihrem Bedarf entsprechend skalierbar und als Call-Center-Lösung genauso optimal geeignet wie für ein Büro mit mehreren internen und externen (Mobil- oder Home-Office-) Telefonen.

Die folgenden unterschiedlichen Betriebsarten sind selbstverständlich miteinander kombinierbar:

1. Anrufbeantworter

• Herkömmliche Anrufbeantworterfunktion, optional mit Begrüßung nach der jeweiligen Tageszeit
• Einstellbare Zeit der Rufannahme, wenn ein Anruf nicht von einem Mitarbeiter entgegengenommen wird
• individuelle Ansagen nach Geschäfts- oder Pausenzeiten
• Nachwahl durch Tastendruck (“drücken Sie die Taste 1 für den Notdienst”) außerhalb der Arbeitszeiten

2. Call Center

• Anrufe werden direkt angenommen, der Anrufer begrüßt. Anschließend wird der Ruf auf Basis der Konfiguration intern verteilt.
• Hierbei können sowohl interne als auch externe Nummern verwendet werden, so kann das CallCenter auch ausgelagert werden.
• Sind keine Teilnehmer erreichbar können Sie wählen, ob der Anrufer in der Warteschleife verbleibt oder eine Nachricht hinterlassen kann.

2.1 Optionale Datenbankanbindung

Anrufer werden auf Basis der übermittelten Rufnummer identifiziert und an den für sie zuständigen Mitarbeiter durchgestellt.

Für den Anrufer entfallen so lästige Wartezeiten und das Weiterverbinden zum persönlichen Ansprechpartner.

3. Nachwahl

• Anrufe werden angenommen (sofort oder nach Zeit) und der Anrufer begrüßt
• Eine Ansage mit Nachwahlfunktion ermöglicht es dem Anrufer z.B. durch das Drücken der Taste 1 direkt mit dem Vertrieb oder einem bestimmten Mitarbeiter verbunden zu werden.
• Sollte der gewünschte Teilnehmer nicht erreichbar sein kann eine Nachricht aufgezeichnet oder an eine andere Nummer weiterverbunden werden.

Zusätzlich besteht immer die Möglichkeit eine Benachrichtigung über den Eingang neuer Sprachnachrichten zu versenden.
Dies ist per E-Mail, SMS oder Fax möglich.

Es wird keine neue und unbekannte Oberfläche benötigt, alles baut auf der Software auf, die Sie bereits im Einsatz haben und bedienen können.
Sprechen Sie uns an; gerne planen wir mit Ihnen die auf Ihren speziellen Bedarf maßgeschneiderte Telefonielösung.

Übrigens:
Die Module “Telefonauswertung” und der “Telefonmanager” bilden eine sinnvolle, von vielen unserer Kunden genutzte Kombination.

Eine illustrierte Kurzanleitung finden Sie hier in der Dokumentation des Moduls oder unter “Bedienungsanleitung” rechts oben auf dieser Seite.

Sprechen Sie uns an; gerne planen wir mit Ihnen die für Ihre speziellen Anforderungen maßgeschneiderte Lösung.